Näin varmistat onnistuneen tapahtuman alusta loppuun

Järjestämässä festivaalia, yritystapahtumaa, yleisötapahtumaa tai urheilutapahtumaa?

Onnistunut tapahtuma vaatii huolellista suunnittelua, oikeanlaisen kaluston ja luotettavat kumppanit. Tämän muistilistan avulla varmistat, että olennaiset asiat tulevat huomioiduksi ajoissa ja näet samalla, missä kaikessa Ramirent voi auttaa. Ramirentin tapahtumaliiketoiminta palvelee tapahtumajärjestäjiä valtakunnallisesti kaluston, tilaratkaisujen, sähköistyksen ja tapahtumarakentamisen tarpeissa.

Järjestämässä festivaalia, yritystapahtumaa, yleisötapahtumaa tai urheilutapahtumaa? Onnistunut tapahtuma vaatii huolellista suunnittelua, oikeanlaisen kaluston ja luotettavat kumppanit. Tämän muistilistan avulla varmistat, että olennaiset asiat tulevat huomioiduksi ajoissa – ja näet samalla, missä kaikessa Ramirent voi auttaa. Ramirentin tapahtumaliiketoiminta palvelee tapahtumajärjestäjiä valtakunnallisesti kaluston, tilaratkaisujen, sähköistyksen ja tapahtumarakentamisen tarpeissa.

Suunnitteletko tapahtumaa? Aloita tästä.

1. Määrittele tapahtuman tarpeet

Ennen kalustotilauksia tai aluesuunnittelua varmista, että tiedät:

• Arvioidun kävijämäärän
• Tapahtuma-alueen koon
• Rakennus- ja purkuaikataulut
• Sähkö- ja energiantarpeet
• Turvallisuus- ja pelastusvaatimukset
• Henkilöstön ja esiintyjien tilatarpeet

Mitä aiemmin suunnittelu alkaa, sitä sujuvammin kokonaisuus etenee. Keskustele tapahtuma-asiantuntijamme kanssa jo suunnitteluvaiheessa. Autamme
valitsemaan tapahtumaasi sopivimmat koneet, laitteet ja palvelut, turvallisuutta unohtamatta. Kysy myös ekologisia ratkaisujamme.

Tapahtuma-alueen turvallisuus kuntoon

2. Huolehdi alueen rajauksista ja kulunohjauksesta

Turvallisuus on onnistuneen tapahtuman perusta.

Muista suunnitella:

• Aitausratkaisut
• Kulkuportit
• Poistumisreitit
• Ajoneuvo- ja jalankulkuliikenne
• Työmaa-alueiden erottaminen yleisöstä

Ramirent toimittaa tapahtumiin aidat, kulunohjausratkaisut ja muun tapahtumaturvallisuutta tukevan kaluston.

Tilaratkaisut yleisölle, henkilöstölle ja esiintyjille

3. Varmista toimivat tilat

Tapahtumassa tarvitaan usein paljon muutakin kuin esiintymislava.

Oletko huomioinut:

• Lipunmyynti- ja infopisteet
• Backstage-tilat
• Tuotantotilat
• Varastotilat
• WC-ratkaisut
• VIP- ja kutsuvierastilat

Moduuli- ja konttiratkaisuilla voidaan rakentaa toimivat tilat lähes kaikenlaisiin tapahtumiin.

Tapahtuma ei pyöri ilman sähköistystä ja energiaa

4. Suunnittele tilapäinen sähköistys ajoissa

Sähköntarve kannattaa mitoittaa huolellisesti.

Muista huomioida:

• Esiintymistekniikka
• Ravintola- ja myyntialueet
• Valaistus
• Backstage
• Varavoima
• Jakokeskukset ja kaapeloinnit

Ramirent auttaa tapahtumien sähköistys- ja generaattoriratkaisuissa sekä poikkeustilanteisiin varautumisessa.

Rakentamisen ja purkamisen kalusto

5. Valitse oikeat koneet ja laitteet

Tapahtumien rakentaminen ja purkaminen tapahtuvat usein tiukassa aikataulussa.

Tyypillisiä tarpeita ovat:

• Henkilönostimet
• Kuormaajat
• Trukit
• Työkalut ja työvälineet

Ramirentin kalustolla tapahtuma rakentuu turvallisesti, tehokkaasti ja aikataulussa. Kuljetamme laitteet, koneet ja infrastruktuurin tapahtumapaikalle ja huolehdimme niiden asentamisesta sekä purkamisesta siististi ja tehokkaasti, sovitun aikataulun mukaan.

Varaudu yllätyksiin

6. Huomioi sää, aikataulut ja muutokset

Tapahtumissa suunnitelmat voivat muuttua nopeasti.

Varmista että:

• Kalustoa voidaan täydentää tarvittaessa
• Huoltopalvelu on saatavilla
• Yhteyshenkilö tavoitetaan nopeasti
• Muutoksiin pystytään reagoimaan tapahtuman aikana

Ramirentin tapahtuma-asiakkaita palvelee oma event-tiimi, jonka vahvuuksia ovat tapahtumaosaaminen, nopea reagointi sekä yksi yhteyshenkilö koko projektin ajan. Tarvittaessa voimme tehdä 24/7 -palvelusopimuksen, jolloin henkilökuntamme on käytössäsi koko tapahtuman ajan valmiina säätämään tai vaihtamaan laitteita.

Järjestä tapahtuma huolettomammin

Suunnitteletpa festivaalia, urheilutapahtumaa, yritystilaisuutta tai muuta yleisötapahtumaa, oikeilla ratkaisuilla säästät aikaa, vähennät riskejä ja varmistat onnistuneen tapahtumakokemuksen.

Kerro meille tapahtumastasi – suunnitellaan toimivat ratkaisut yhdessä!