Tietosuojailmoitus
Päivitetty viimeksi 10.4.2026
Ramirent Finland Oy (”Ramirent”, ”me”, ”meitä” tai ”meidän”) kunnioittaa yksityisyyttäsi. Tämä ilmoitus selittää, mitä henkilötietoja keräämme, miksi käytämme niitä, kenelle jaamme niitä, minne tietoja siirretään, kuinka kauan säilytämme niitä, sekä mitkä ovat oikeutesi.
Tämä ilmoitus koskee asiakkaita, toimittajia ja muita liikekumppaneita sekä heidän edustajiaan ja yhteyshenkilöitään.
1. Kuka on rekisterinpitäjä ja miten meihin saa yhteyden?
Rekisterinpitäjä: Ramirent Finland Oy
Y-tunnus: 2077956-8
Käyntiosoite: Tapulikaupungintie 37, 00750 Helsinki, Suomi
Postiosoite: PL 31, 00751 Helsinki, Suomi
Sähköposti: tietosuoja@ramirent.fi
Jos olet vuorovaikutuksessa kanssamme sosiaalisen median alustoilla (esim. Facebook, Instagram), tutustuthan myös kyseisten alustojen omiin tietosuojaselosteisiin. Joissakin tapauksissa toimimme yhteisrekisterinpitäjinä alustan tarjoajan kanssa (ks. kohta 6).
2. Mitä tietoja keräämme ja mistä ne saamme
Saatamme kerätä ja käsitellä seuraavia henkilötietoryhmiä:
- Henkilöllisyystiedot – nimi, asiakas-/toimittajatunnus, organisaatiotiedot, huoltajan tiedot, jos asiakas on alaikäinen.
- Yhteystiedot – sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite.
- Asiakas-/toimittajatiedot – tehdyt tilaukset ja käytetyt palvelut (mukaan lukien vuokraukset), sopimukset ja neuvottelut, asiakaspalveluviestintä (puhelut, sähköpostit, chatit), mieltymykset, palaute ja kyselyvastaukset, osallistuminen kampanjoihin, verkkosivuston ja sosiaalisen median käyttö sekä asiaankuuluvat demografiset tiedot.
- Osto- ja maksutiedot – tuotteet/palvelut, joita olet ostanut tai toimittanut; sopimustiedot; suoritetut tai vastaanotetut maksut; tilaustiedot; pankki- ja laskutustiedot. Jos haet maksujärjestelyjä tai tilausta, voimme käsitellä luottotietoja lain sallimissa rajoissa.
- Tekniset tiedot ja käyttötiedot – IP-osoite, kirjautumistiedot, selain- ja laitetiedot, aikavyöhyke, käyttöjärjestelmä, selaimen lisäosat, sovellusversio sekä tiedot verkkosivujen, sovellusten ja muiden online-palveluiden käytöstä (evästeiden ja vastaavien teknologioiden avulla – katso Evästekäytäntö).
- Markkinointivalinnat – antamasi markkinointiluvat ja -kiellot.
- Kameravalvontatallenteet – CCTV-tallenteet tietyiltä toimipisteiden alueilta.
- Johdetut tiedot – analytiikan avulla muodostetut segmentit tai indikaattorit (esim. tuote- tai palvelukiinnostus, käyttökäyttäytymisryhmät).
- Telematiikka-/IoT-tiedot (soveltuvin osin) – jos laitteessa on yhteystoiminnallisuus, voimme käsitellä rajattuja telemetriatietoja (esim. käyntitunnit, käyttötapahtumat). Emme kerää jatkuvaa sijaintitietoa, ellei palvelukohtaisesti ole selkeästi ilmoitettu.
Tietolähteet:
Keräämme tietoja pääasiassa suoraan sinulta (vuokrauksen, ostojen, toimitusten, käyttäjätilin luomisen, yhteydenottojen tai kyselyihin vastaamisen yhteydessä).
Lisäksi saamme tietoja:
- työnantajaltasi, jos toimit organisaatiosi edustajana
- järjestelmistämme, kuten verkkosivustot, sovellukset ja CCTV
- julkisista lähteistä
- luottotietolaitoksilta, kun teemme rahoitukseen liittyviä tarkistuksia lain sallimissa puitteissa.
3. Miksi käytämme tietojasi ja mihin oikeusperusteisiin käyttö perustuu
Käytämme henkilötietoja vain lain sallimissa rajoissa. Alla selitämme tyypilliset käyttötarkoituksemme ja niitä koskevat oikeusperusteet.
| Tarkoitus | Mitä teemme | Tietoryhmät | Oikeusperuste |
| Sopimusten hallinta (asiakkaat ja toimittajat) | Rekisteröimme sinut/yrityksesi; käsittelemme tilaukset; toimitamme/vastaanotamme tavarat ja palvelut; hallinnoimme tilauksia ja vuokrauksia; teemme tarvittaessa luottotarkistuksia; käsittelemme maksut, palautukset, reklamaatiot ja takuuasiat. | Henkilöllisyys; Yhteystiedot; Asiakas-/toimittajatiedot; Osto- ja maksutiedot; Markkinointivalinnat (palveluviesteihin liittyen) | Sopimus (GDPR 6(1)(b)); kirjanpito- ja verolainsäädännön lakisääteinen velvoite (6(1)(c)) |
| Asiakaspalvelu ja viestintä | Vastaamme kyselyihin puhelimitse, sähköpostitse, verkkolomakkeilla, chatissa tai sosiaalisessa mediassa; käsittelemme kyselyt ja palautteet, joihin päätät osallistua. | Henkilöllisyys; Yhteystiedot; Asiakas-/toimittajatiedot; Markkinointivalinnat | Oikeutettu etu yritystoiminnan pyörittämiseen ja käyttäjien tukemiseen (6(1)(f)) |
| Verkkosivuston ja sovellusten toiminta | Mahdollistamme pääsyn palveluihin, varmistamme turvallisuuden ja suorituskyvyn; estämme väärinkäytöksiä/petoksia; teemme vianetsintää ja ylläpitoa. | Tekninen ja käyttötieto; tarvittaessa henkilöllisyys/yhteystiedot | Oikeutettu etu (IT-toiminnot, turvallisuus) |
| Analytiikka ja palveluiden kehittäminen | Analysoimme käyttöä tuotteiden, palveluiden, asiakaskokemuksen ja tuen parantamiseksi. | Tekninen ja käyttötieto; Asiakas-/toimittajatiedot; Osto- ja maksutiedot; Johdetut tiedot | Oikeutettu etu (palveluiden kehittäminen). Suostumusta vaativat evästeet käytetään vain suostumuksella. |
| Markkinointi (omille palveluille) | Lähetämme uutiskirjeitä ja tarjouksia; personoimme sisältöä; mittaamme kampanjoiden tehokkuutta. | Henkilöllisyys; Yhteystiedot; Asiakas-/toimittajatiedot; Tekninen ja käyttötieto; Johdetut tiedot; Markkinointivalinnat | Oikeutettu etu (suoramarkkinointi). Sähköinen markkinointi vaatii suostumuksen lain vaatiessa; voit kieltäytyä milloin tahansa. |
| Kohdennettu mainonta | Näytämme mainoksia omilla tai kolmansien osapuolten sivustoilla / sosiaalisessa mediassa kiinnostustesi perusteella. | Tekninen ja käyttötieto; Johdetut tiedot; Markkinointivalinnat | Suostumus evästeillä/seurantatekniikoilla (kun sitä vaaditaan). |
| Profilointi ja segmentointi | Luomme asiakassegmenttejä (esim. tuoteryhmät, kaluston koko) viestinnän ja palveluiden räätälöimiseksi. | Henkilöllisyys; Asiakas-/toimittajatiedot; Osto- ja maksutiedot; Tekninen ja käyttötieto; Johdetut tiedot | Oikeutettu etu (relevanssi ja kasvu). Suostumus vaaditaan, jos evästeitä/seurantaa käytetään. |
| Automatisoidut työkalut ja tekoälyavusteiset prosessit | Käytämme automatisoituja työkaluja (esim. petosten estäminen, riskien tunnistus, yksinkertaisten pyyntöjen reititys). Varmistamme, että oikeudellisesti tai muuten merkittävästi vaikuttavissa päätöksissä on aina ihmisen osallistuminen. Jos käyttäisimme joskus täysin automatisoituja päätöksiä, ilmoittaisimme siitä ja kertoisimme oikeuksistasi. | Vaihtelee työkalusta riippuen; tyypillisesti henkilöllisyys-, yhteys-, tekniset ja käyttötiedot; asiakas-/toimittajatiedot; johdetut tiedot | Oikeutettu etu (tehokkuus, riskienhallinta); sopimus tai lakivelvoite tilanteen mukaan |
| Kameravalvonta ja toimitilaturvallisuus | Suojelemme ihmisiä ja omaisuutta; estämme, havaitsemme ja tutkimme tapahtumia. | Kameravalvontatallenteet | Oikeutettu etu (turvallisuus ja rikosten ehkäisy); lakisääteinen velvoite tilanteen mukaan |
4. Evästeet ja vastaavat teknologiat
Käytämme verkkosivustoillamme ja sovelluksissamme evästeitä ja vastaavia teknologioita. Ei‑välttämättömiä evästeitä (esim. analytiikka- ja mainosevästeet) käytetään vain suostumuksellasi. Lisätietoja saat Evästekäytännöstämme ja voit muokata asetuksia Evästeasetuksissa.
5. Kenelle jaamme henkilötietojasi
Jaamme henkilötietoja vain siinä laajuudessa kuin on tarpeen edellä kuvattuihin tarkoituksiin:
- Ramirent‑konsernin sisällä sisäiseen hallintoon ja yhteisten IT‑järjestelmien käyttöön (oikeutettu etu).
- Palveluntarjoajille (käsittelijät) – esimerkiksi hosting- ja pilvipalvelut, IT‑tuki, CRM- ja markkinoinnin automaatio, analytiikkapalvelut, logistiikka, asiakaspalvelutyökalut, tulostus- ja postituspalvelut, maksupalvelut ja toimitus-/noutopalvelut. Nämä toimijat käsittelevät tietoja meidän lukuumme sopimuksen ja ohjeistuksen mukaisesti.
- Itsenäisille rekisterinpitäjille – esimerkiksi maksupalveluntarjoajat, rahoituskumppanit, sosiaalisen median alustat silloin kun olet vuorovaikutuksessa sivuillamme tai näet mainoksiamme, vakuutusyhtiöt ja mahdolliset tukien tai avustusten hallinnoijat.
- Viranomaisille ja sääntelyviranomaisille, kun lainsäädäntö niin edellyttää.
- Yritysjärjestelyissä – kuten yritysmyynneissä, sulautumisissa tai uudelleenjärjestelyissä, asianmukaisin suojatoimin.
- Sosiaalisen median yhteisrekisterinpito – ks. kohta 6.
Emme salli käsittelijöidemme käyttää henkilötietoja heidän omiin tarkoituksiinsa.
6. Sosiaalinen media ja yhteisrekisterinpito
Kun vierailet sivuillamme tai olet vuorovaikutuksessa sisältömme kanssa sosiaalisessa mediassa (esim. Facebook tai Instagram), Ramirent ja kyseinen alustatoimija voivat toimia yhteisrekisterinpitäjinä tietyissä analytiikka- ja kohdennustoiminnoissa.
Tällöin alustan oma tietosuojainformaatio ja yhteisrekisterinpitosopimukset täydentävät tätä ilmoitusta.
Esimerkkejä:
- Voit hallita mainosasetuksiasi suoraan käyttämäsi alustan asetuksissa.
- Meta Platforms Ireland Ltd: Facebook Page Controller Addendum / Instagram Addendum
7. Kansainväliset tiedonsiirrot
Jotkin palveluntarjoajamme ja konserniyhtiömme sijaitsevat Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella. Kun siirrämme henkilötietoja kansainvälisesti, käytämme asianmukaisia suojatoimia, kuten:
- Euroopan komission riittävyyspäätöksiä (maat, joiden tietosuojan taso on todettu riittäväksi); ja/tai
- Vakiolausekkeita (SCC) yhdessä siirtovaikutusten arvioinnin ja tarvittaessa täydentävien suojatoimien kanssa.
Maat, joihin henkilötietoja tällä hetkellä siirretään:
- Yhdysvallat – esim. pilvipalvelut / analytiikka
- Intia – esim. IT‑tuki
- Yhdistynyt kuningaskunta – esim. konsernihallinto / palveluntarjoajat
Päivitetty luettelo siirtomaista ja vastaanottajista löytyy osoitteesta: www.ramirent.com/transfers
Lisätietoja riittävyyspäätöksistä ja SCC-lausekkeista on Euroopan komission sivuilla. SCC-mallit voidaan toimittaa pyynnöstä sähköpostitse: tietosuoja@ramirent.fi (Huom. mahdolliset luottamukselliset osat voidaan peittää.)
8. Kuinka kauan säilytämme tietojasi
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen tässä ilmoituksessa kuvattuja tarkoituksia varten, ellei laki edellytä pidempää säilytystä tai ellei tietoja tarvita oikeudellisten vaateiden esittämiseksi, puolustamiseksi tai tutkimiseksi. Kun tietoja ei enää tarvita, ne poistetaan tai anonymisoidaan.
Esimerkkisäilytysajat:
- Asiakas- ja toimittajatiedot: asiakassuhteen ajan + kohtuullinen lisäaika (esim. reklamaatioaika).
- Kirjanpito- ja verotiedot: yleensä 6–10 vuotta lain perusteella.
- Markkinointisuostumukset/välinemieltymykset: niin kauan kuin olet tilaajana tai olet vuorovaikutuksessa viestintämme kanssa; suostumuksen todisteita säilytetään enintään 2 vuotta viimeisestä käyttökerrasta.
- Kameravalvontatallenteet: poistetaan, kun niitä ei enää tarvita, kuitenkin viimeistään 3 kuukauden kuluttua, ellei tallenne liity tutkittavaan tapaukseen tai lakisääteiseen velvoitteeseen.
Käytämme mahdollisuuksien mukaan pseudonymisointia tai aggregointia riskien pienentämiseksi.
9. Oikeutesi
Sovellettavan lainsäädännön ja tiettyjen rajoitusten puitteissa sinulla on oikeus:
- Saada pääsy omiin henkilötietoihisi ja pyytää niistä kopio.
- Oikaista virheelliset tai puutteelliset tiedot.
- Poistaa tietosi tietyissä tilanteissa (”oikeus tulla unohdetuksi”).
- Rajoittaa käsittelyä tietyissä tapauksissa.
- Vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun — mukaan lukien suoramarkkinointi (voit kieltäytyä milloin tahansa).
- Siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja on automatisoitua.
- Peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa (tämä ei vaikuta ennen peruutusta tehtyyn käsittelyyn).
- Saada tietoa automaattisesta päätöksenteosta ja profiloinnista. Jos teemme joskus pelkästään automatisoituja päätöksiä, joilla on oikeudellisia tai muita merkittäviä vaikutuksia sinuun, ilmoitamme siitä ja kerromme oikeuksistasi: oikeus ihmisarvioon, näkemyksen esittämiseen ja päätöksen riitauttamiseen.
Oikeuksien käyttämiseksi: tietosuoja@ramirent.fi
Jos et ole tyytyväinen saamaasi vastaukseen, voit ottaa yhteyttä omaan tietosuojaviranomaiseesi. Lista EU/ETA-alueen valvontaviranomaisista löytyy täältä: https://www.edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members
10. Miten suojaamme tietosi
Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia turvatoimia, kuten:
- käyttöoikeuksien hallinta
- salaus (tarvittaessa)
- henkilöstön koulutus
- toimittajahallinta
Tarkistamme säännöllisesti turvallisuuskäytäntöjä ja palveluntarjoajien sopimuksia.
11. Tämän ilmoituksen päivitykset
Voimme päivittää tätä ilmoitusta aika ajoin, jotta se vastaa:
- muutoksia henkilötietojen käsittelyssämme, tai
- muutoksia sovellettavassa lainsäädännössä.
Julkaisemme aina uusimman version osoitteessa: www.ramirent.fi/tietosuoja
Jos teemme merkittäviä muutoksia, annamme siitä erillisen ilmoituksen.
12. Yhteystiedot
Jos sinulla on kysyttävää tästä ilmoituksesta, ota yhteyttä: tietosuoja@ramirent.fi
Lisätiedot:
- Yhteisrekisterinpitosopimukset (esim. Meta): Facebook Page Controller Addendum / Instagram Addendum
- Evästekäytäntö: www.ramirent.fi/evastekaytannot
- Kansainväliset siirrot ja suojatoimet: www.ramirent.com/transfers