Vuokraamisen logistiikka eroaa merkittävästi perinteisistä kaupan logistiikkaketjuista, sillä kun ”normaalit” toimitusketjut keskittyvät toimittamaan tuottajilta tavaraa loppukäyttäjille, Ramirent kierrättää tuottajilta hankittua tavaraa käyttäjiltä käyttäjille. Tämä tuo perinteiseen tilaus–toimitusketjuun yhden merkittävän mutkan lisää: palautuksen. Toki jälleenmyyjätkin ottavat palautuksia vastaan, mutta tuo palautuksien määrä on häviävän pieni verrattuna siihen, että pyrkimyksenä on palauttaa kaikki Ramirentin toimittama tavara ja saada se jälleen vuokrauskuntoon seuraavalle asiakkaalle. Tämä vaatii paljon resursseja tavaran käsittelyyn varastoilla ja vuokraamoissa.
Ramirentillä on valikoimissaan vähän kaikenlaista konetta ja välinettä maan ja taivaan väliltä. Osa on yksilöityjä tuotteita kuten vispilät, porakoneet tai tärylätkät. Yksi merkittävä tuotelinja on terästelineet ja sääsuojat, joiden Suomen keskusvarastosta vastaan Tuusulassa. Tämä kalusto ei enimmäkseen ole yksilöityä vaan niin sanottua massakalustoa, jota on satoja eri nimikkeitä ja satojatuhansia kappaleita. Näiden käsittely eli hankkiminen, merkkaaminen, kerääminen, toimittaminen, palauttaminen, laskeminen, hyllyttäminen ja jälleen kerääminen on haastava kokonaisuus Ramirentin mittakaavassa. Toimitettuja ja palautettuja kiloja on pelkästään Tuusulan varastolla vuodessa miljoonia. Näistä reilusti yli 90 % toimitetaan Ramirentin omiin projekteihin ympäri Suomea.
Ratkaisu varaston logistiikkaan
Jotta tätä kokonaisuutta ei tarvitse hoitaa (enää) kynällä ja paperilla tai puheluin tai PDF-tiedostoja pyörittäen, olemme Tuusulan varaston pihatoimintaa hoitavan yhteistyökumppanimme kanssa kehittäneet kolmannen osapuolen softaa, jolla saamme pidettyä tämän paletin kasassa. Syötämme järjestelmään tilaukset ja palautukset työtehtävinä ja saamme järjestelmästä reaaliaikaiset tiedot keräyksistä, palautuksista, paikalliskuljetuksista sekä muista mahdollisista töistä, joita varastolla on. Tämä on myös keräyksien osalta integroitu uuteen Ramirentin vuokrausjärjestelmään, joten saamme toimitetut tavarat nopeasti sopimuksille. Palautuksien osalta integraatio saadaan piakkoin käyttöön, jolloin myös palautukset sopimuksilta nopeutuvat.
Tämä järjestelmä on ollut jossain muodossa käytössä jo pari vuotta, ja sen hyödyt ovat kiistattomat. Alussa ei kuitenkaan ollut helppoa ”myydä” tätä työntekijöille, vaan kuului tuhahtelua sekä näkyi silmien pyörittelyä, kun tuli ”taas joku uusi systeemi”. Kuitenkin jo kuukauden, kahden kuluttua käyttöönotosta oli selvää, että paluuta vanhaan paperiseen keruu- tai palautuslistaan ei halunnut kukaan. Trukissa tai kurottajassa oleva tabletti, johon työtehtävät tulivat, oli selkeästi parempi kuin paperi, joka saattoi sateessa kastua tai kadota matkalla toimistolle. Hyvin äkkiä, jos työnjohtaja yritti kerääjälle viedä paperilappua, oli vastaus ”revi se lappu ja laita se NPL:ään”.
Järjestelmä tehostaa toimintaa
Järjestelmä ei kuitenkaan korvaa yhtään varastotyöntekijää, vaan näyttää numeroina sen raudanlujan ammattitaidon, joka kaikilla työntekijöillä varastolla on. Se myös tehostaa toimintaa siten, että ammattilaisten aika ei tuhlaannu turhiin puheluihin ja selvityksiin. Myös resurssien ohjaaminen oikeiden asioiden tekemiseen oikeaan aikaan on nyt mahdollista. Kirjausvirheiden määrä on myös pudonnut dramaattisesti, kun tietoa ei tarvitse siirtää manuaalisesti paperilappujen ja eri järjestelmien välillä. Kehitettävää löytyy vielä paljon, mutta uskon, että olemme oikealla tiellä.
