My Day – neuvottelut vuokrakaluston toimittamisesta rakennustyömaalle

Asiakkuuspäällikön roolissani aamu alkaa perinteisesti kahvikupin ja päivän agendan tarkistamisen parissa. Tällä kertaa tiedossa on tärkeä neuvottelu rakennusliikkeen kanssa – aiheena konevuokrauspalveluiden tarjoaminen alkavalle työmaalle.

Neuvottelupäivä on vähän kuin rakennustyömaan aamuruuhka. Kaikki yrittävät ehtiä oikeaan paikkaan oikeaan aikaan, mutta toisin kuin työmaalla, neuvotteluissa ratkaisu ei synny lekalla lyömällä – eikä tässä tapauksessa tarvita myöskään kypärää tai turvakenkiä – mutta valmistautuminen on yhtä kriittistä.  

Valmistautuminen neuvotteluun

Tiedän jo kokemuksesta, että tällaiset neuvottelut voivat venyä, mutta kun valmistautuminen ja suunnittelu hoidetaan hyvin, säästetään sekä aikaa että rahaa ja varmistetaan, että työmaa etenee suunnitellusti. Tätä neuvottelua varten olen käynyt läpi työmaan tarpeet tarjouspyynnöstä ja esittänyt tarvittavia lisäkysymyksiä. Olen selvittänyt työmaan erityisvaatimukset, työmaan olosuhteet, millaiset vastuullisuusvaatimukset kohteella on tai onko jotain erityisiä edellytyksiä turvallisuuteen ja salassapitoon liittyen, ja millainen on työmaan aikataulu.

Saamieni tietojen pohjalta olemme valmistelleet rakennusliikkeelle tarjouksen yhdessä tiimimme kanssa, ja se perustuu alueen markkinatutkimukseen ja aikaisempiin kokemuksiimme. Tässä vaiheessa olen tarkistanut myös aiemmat sopimukset ja mahdolliset aiemmat ongelmat, jotta osaan varautua keskusteluun. Tarjous on toimitettu ennakkoon rakennusliikkeelle tutkittavaksi ja olemme päässeet sopuun neuvotteluiden ajankohdasta ja etenemisestä.

Neuvottelun aloitus: kartoitus ja tarjouksen tarkastelu

Saavumme sovitusti rakennusliikkeen toimistolle neuvotteluihin, joissa käymme läpi tarjouksemme. Rakennusliike esittelee meille heidän päivitetyt ehtonsa, ja aloitamme keskustelun hinnoista ja aikatauluista. Olen oppinut, että tässä vaiheessa on tärkeää antaa tilaa keskustelulle – aitous, avoimuus ja kuunteleminen ovat avainasemassa.

Hintaneuvottelut voivat olla haastavina aikoina tiukkoja, mutta liiallinen hintojen korotusinto ja toisaalta tinkiminen voivat heikentää yhteistyösuhdetta pitkällä aikavälillä. Tässä kohtaa hyödynnän aiempia tietojani markkinahinnoista ja kilpailija-analyysistä – tilaaja ymmärtää, että olen tehnyt taustatyöni. Lopulta sovimme hinnasta, joka on molemmille osapuolille reilu.

Pääsemme neuvotteluiden ytimeen eli sopimusehtoihin. Käymme läpi muun muassa seuraavat asiat: kuinka nopeasti voimme reagoida huollon ja mahdollisten rikkolaitteiden osalta, millaiset ovat laskutusperusteet, vakuutukset ja vastuut sekä toimitus- ja palautusehdot.

Lounastauko ja ajatusten kokoaminen

Neuvottelut ovat sujuneet hyvin, mutta ennen lopullista päätöstä pidämme lyhyen tauon. Lounaan aikana keskustelemme vapaasti ja pääsemme tutustumaan paremmin. Samalla mielessä liikkuu, onko jotain, mitä jäi vielä tarkistamatta ja onhan sopimus myös meille oikeasti paras mahdollinen.

Palatessamme neuvottelupöytään kerromme vielä, miten kalusto tarkastetaan ennen toimitusta, ja lisäksi nimeämme henkilön, joka vastaa meidän puoleltamme kyseisen projektin etenemisestä ja toimii yhteyshenkilönä työmaalle. Tarkistamme, että kaikki sovitut asiat on kirjattu sopimukseen.

Vuokrakaluston neuvottelut eivät ole vain hinnan tinkimistä, vaan ne vaikuttavat suoraan rakennustyömaan tehokkuuteen, turvallisuuteen ja aikataulussa pysymiseen. Hyvin suunniteltu ja neuvoteltu sopimus varmistaa, että työmaalla on oikeat välineet oikeaan aikaan ilman ylimääräisiä kustannuksia ja ongelmia. Aika kun on rakennusalalla tärkein valuutta. Lopuksi käymme läpi tulevat yhteistyömahdollisuudet – pitkäaikainen suhde voi tuoda meille parempia ehtoja jatkossa.